Wer das Schlagwort „HR Software“ ins Google Suchfenster eingibt, wird fast „erschlagen“ von der großen Auswahl. Lesen Sie hier, welche Schritte Sie bei der Auswahl unbedingt beherzigen sollten, damit Ihre internen Kunden zufrieden sind und Sie Ihrer Rolle als Treiber der Digitalisierung gerecht werden.
1. Definition der Zielsetzung
Der Punkt Zielsetzung klingt banal, ist aber sehr wichtig für die weitere Vorgehensweise. Was möchten Sie mit Ihrer Digitalisierung wirklich erreichen? Was ist der Bedarf für Ihren Bereich sowie für Ihre Stakeholder? Wie können Sie für Ihr Business den größten Mehrwert schaffen? Wächst Ihr Unternehmen schnell, benötigen Sie möglicherweise schnell viele neue Bewerber. Steckt Ihr Unternehmen in einer digitalen Transformation, müssen Sie ein Upskilling Programm realisieren und Talent Management steht im Vordergrund. Befindet sich Ihr Unternehmen in einer Konsolidierung, geht es um Effizienzsteigerung und ggf. um Offboarding. Für alle diese Themen gibt es eine Vielzahl an HR Software Anbieter.
2. Beschreibung der Anforderungen
Formulieren Sie Ihre Requirements an eine digitale Lösung möglichst präzise. Das ist die Grundlage für eine klare Ausschreibung: Bedenken Sie dabei Themen wie Datenschutz und Internet Security (wo werden die Server gehostet, wo sitzen die Entwickler – in Europa oder ggf. in „unsicheren Drittstaaten“).
3. Erstellen einer Bewertungsmatrix
Die Auswahl an HR Lösungsanbietern ist groß, vom hippen Startup bis hin zum etablierten Konzern. Alle gehen unterschiedlich vor und stellen primär ihre jeweiligen Stärken in den Vordergrund. Umso wichtiger ist es für Sie, Ihre Entscheidung anhand von sehr objektiven Kriterien zu treffen. Das können Sie z.B. mit einer fundierten Bewertungsmatrix realisieren.
4. Anbieter Recherche
Jetzt kann die Recherche möglicher Anbieter starten, die in den Ausschreibungsprozess einbezogen werden. Bedenken Sie, dass die Auftragslage der Anbieter aktuell sehr positiv ist. Daraus folgt, dass möglicherweise nur 70% der angeschriebenen Anbieter überhaupt ein Angebot abgeben werden. Gehen Sie davon aus, dass diverse Angebote nicht explizit auf Ihre Ausschreibung zugeschnitten werden, sondern in einem Standardformat eingereicht werden.
5. Erstellung einer Long List
Das Ergebnis Ihrer Recherche ist eine Liste potentieller Anbieter, die für Sie in Frage kommen. Diese werden Sie anschreiben, um Sie auf der Basis Ihrer Ausschreibung zur Abgabe eines Angebots aufzufordern. Aufgrund der starken Auslastung benötigen die Anbieter oftmals 3-6 Wochen Vorlaufzeit. Denn Sie erwarten ein individuelles und kein Standardangebot aus der Gießkanne – richtig?
6. Sichtung der Angebote
Wie transparent sind die eingereichten Angebote? Sind alle Ihre Anforderungen ausführlich abgebildet? Können alle geforderten Module aus eigener Kraft abgebildet werden? Wie flexibel sind die Anbieter? Wie hoch sind die einmaligen Setup- und jährlichen Gesamtkosten? Was kosten zusätzliche Entwicklerstunden? Welche Möglichkeiten haben Sie als Technik-Laie, eigene Reportings zu erstellen? Die innovative NLC Technologie (No Code, Low Code) bietet Ihnen sehr gute Möglichkeiten, bereits vorhandene Prozesse ohne externen Programmieraufwand individuell zu gestalten. All das gilt es jetzt anhand Ihrer Matrix zu bewerten.
7. Erstellung einer Short List
Die 3-5 Anbieter mit der besten Bewertung möchten Sie näher kennenlernen und laden diese zu einem Pitch ein.
8. Anbieter Präsentation
Beim Pitch sollten alle relevanten Stakeholder aus Ihrem Hause anwesend sein, natürlich die relevanten HR Kollegen*innen sowie Ihre IT Abteilung. Laden Sie auch Ihren Datenschützer ein, um nicht am Ende eine unliebsame Überraschung zu erleben.
9. Finale Preisverhandlung
Idealerweise haben Sie nach dem Pitch zwei Anbieter, die Ihre Anforderungen in hoher Qualität abbilden. Wir empfehlen, dass Sie die finale Verhandlung mit zwei Anbietern organisieren, damit Sie eine starke Verhandlungsposition haben. Jetzt können Sie vorhandene Vertragsbestandteile nachverhandeln, finale Fragen klären usw.
10. Finale Entscheidung
Auf der Basis der letzten Verhandlungsrunde und in Anlehnung an Ihre Bewertungsmatrix können Sie jetzt eine fundierte Entscheidung treffen.
Je nach Komplexität, Unternehmensgröße, Internationalität kann ein solcher Prozess zwischen 3 und 12 Monaten dauern. Wir empfehlen eine sehr gründliche Vorbereitung eines solchen Prozesses. Alle Themen, die Sie in der Vorbereitung vergessen, werden während der Implementierung über sogenannte Change Requests realisiert – und das kann richtig teuer werden. Fehler, die Ihnen aus mangelndem Wissen oder Zeitressourcen unterlaufen, führen zu zu viel Ärger, hohen Kosten und mangelnder Zufriedenheit bei Ihren internen Kunden.
Wenn Sie hierzu Checklisten, weitere Impulse oder Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns gerne an. Wir verfügen über belastbare Referenzen und haben einen guten Überblick über die Anbieter Landschaft. In jedem Fall wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Digitalisierung.
Mit besten Grüßen
Oliver Hofmann
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Oliver Hofmann (Geschäftsführer).
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